فراتر از اجرا؛ الزامات مدیریتی پروژه‌های امنیت و فناوری اطلاعات

در سال‌های اخیر، شرکت‌های فعال در حوزه طراحی، تأمین و اجرای سیستم‌های نظارت تصویری، امنیت اطلاعات و راهکارهای IT، از نظر فنی به بلوغ قابل توجهی رسیده‌اند.

دانش تخصصی، تجهیزات به‌روز و تجربه اجرای پروژه‌های حساس، این شرکت‌ها را به بازیگران جدی بازار تبدیل کرده است. با این حال، بسیاری از همین شرکت‌ها هنگام همکاری با سازمان‌های بزرگی مانند پتروشیمی‌ها، پالایشگاه‌ها و هلدینگ‌های صنعتی با چالش‌هایی مواجه می‌شوند که ریشه آن‌ها الزاماً فنی نیست.
سازمان‌های بزرگ، پروژه را صرفاً مجموعه‌ای از تجهیزات و خدمات نمی‌بینند؛ بلکه آن را بخشی از یک سیستم گسترده‌تر می‌دانند که باید از نظر امنیت اطلاعات، مدیریت ریسک، تداوم خدمات و پاسخگویی در شرایط بحرانی قابل اتکا باشد. به همین دلیل، انتظارات آن‌ها فراتر از اجرای صحیح است و بر شفافیت، نظم و قابلیت پیش‌بینی تأکید دارد.
یکی از مهم‌ترین نقاط اصطکاک، تفاوت نگاه به مستندات و فرآیندهاست. بسیاری از شرکت‌های فنی، مستندسازی را امری اداری و زمان‌بر می‌دانند، در حالی که برای کارفرمایان بزرگ، مستندات ابزار کنترل، تصمیم‌گیری و کاهش ریسک محسوب می‌شود. نبود چارچوب مشخص برای مدیریت پروژه، تغییرات، پیمانکاران فرعی و تحویل‌ها، باعث می‌شود حتی پروژه‌های موفق فنی نیز پرتنش و پرهزینه به پایان برسند.
برای کاهش این فاصله، چند اقدام کلیدی می‌تواند اثرگذاری بالایی داشته باشد:
اول، تعریف یک چارچوب ثابت برای مدیریت پروژه‌ها. مشخص بودن مراحل پروژه، تحویل‌های هر مرحله، مسئول هر خروجی و نحوه گزارش‌دهی، بسیاری از ابهامات را از ابتدا حذف می‌کند و اعتماد کارفرما را افزایش می‌دهد.
دوم، شفاف‌سازی نقش‌ها و مسئولیت‌ها. وقتی کارفرما بداند در هر موضوع باید با چه نقشی در شرکت طرف قرارداد صحبت کند، تصمیم‌گیری سریع‌تر و اختلافات کمتر می‌شود.
سوم، مدیریت ساختاریافته تغییرات پروژه. سازمان‌های بزرگ تغییر را می‌پذیرند، اما تغییرِ بدون فرآیند را نه. داشتن روشی مشخص برای ثبت، بررسی و تأیید تغییرات، از فرسایش روابط جلوگیری می‌کند.
چهارم، رویکرد عملی به امنیت اطلاعات. مشخص بودن نحوه نگهداری داده‌ها، دسترسی افراد، مدیریت اطلاعات پیمانکاران فرعی و تحویل امن مستندات، یکی از عوامل اصلی ایجاد آرامش برای واحدهای IT و HSE کارفرماست.
و در نهایت، استفاده هدفمند از استانداردهای مدیریتی. استانداردها زمانی مؤثرند که متناسب با واقعیت پروژه‌ها طراحی شوند و به زبان ساده، قابل اجرا و قابل ارائه به کارفرما باشند.
تجربه نشان می‌دهد موفقیت در پروژه‌های بزرگ، بیش از هر چیز، نتیجه هم‌راستایی فنی و مدیریتی است؛ جایی که تخصص اجرا، در چارچوبی قابل اعتماد و قابل فهم برای سازمان‌های بزرگ قرار می‌گیرد.
به قلم : راضیه شاه پیر